Compta Bretagne Services — французская компания, управляющая несколькими отелями сети ACCOR (Ibis, Mercure, MGallery), 30 из которых расположены во Франции, а 5 — в Швейцарии.
Стефани Шевалье, административный и финансовый директор , объясняет, почему и как выбор NEOFI облегчает работу ее казначейской команды.
До 2019 года бухгалтерский учет пяти швейцарских отелей вела компания Accor Hotels SA, пока CBS29 не решила перевести его в собственное управление. С тех пор CBS29 ежедневно получает выписки по счетам через платформу Kyriba.
Однако, поскольку эти исходные данные были непригодны для использования, их первоначально импортировали в Excel, обрабатывали вручную нашей командой, а затем интегрировали в систему SAGE 1000 ERP — очень трудоемкая и подверженная ошибкам задача. Ежедневная повторная обработка файлов быстро стала утомительной, и вскоре возникла необходимость автоматизировать этот процесс, чтобы освободить время сотрудников для более важных задач. Поэтому мы начали поиск решения, способного извлекать банковские выписки из Kyriba , преобразовывать их в соответствии со сложными условными правилами, а затем автоматически загружать в систему SAGE ERP .
Именно во время поиска решений для трансформации банковской сферы в интернете мы нашли NEOFI. После того, как мы связались с отделом продаж NEOFI, демонстрация их решения полностью убедила нас в его эффективности . Критериями, определившими наш выбор, стали мощь механизма правил и очень быстрое время внедрения.
NEOFI внедрила процесс, который получает по электронной почте выписки по счетам, отправляемые Kyriba в формате Excel (но формат не имеет значения, формат MT940 подошел бы не хуже), затем считывает данные из каждой выписки и генерирует соответствующие бухгалтерские проводки (одна строка движения генерирует три проводки).
Сложность заключается в считывании данных, касающихся комиссий, взимаемых с кредитных карт: эти комиссии, присутствующие в дополнительных полях выписки, отображаются в разных формах в зависимости от используемой карты и банковской выписки.
Благодаря множеству вложенных функций, NEOFI может искать определенную последовательность символов и извлекать следующие за ней числовые значения, а затем проверять соответствие этих числовых данных общей списанной сумме.
Таким образом, формирование трех связанных между собой бухгалтерских записей является простой формальностью, поскольку они привязаны к ранее введенным справочным данным.
На внесение корректировок и получение файла, идеально соответствующего всем нашим ожиданиям, потребовалось несколько недель. Крайне важно заранее четко определить критерии соответствия между исходным файлом и требованиями, чтобы обеспечить правильную интеграцию записей в соответствующие бухгалтерские счета. Сложность также заключается в том, что банковский формат для дополнительных полей часто различается от банка к банку, а извлечение данных не является фиксированным, поскольку банки регулярно создают новые межбанковские коды.
Внедрение системы заняло всего несколько недель. Оперативность и эффективность укрепили нашу уверенность в продолжении сотрудничества: теперь все процессы полностью автоматизированы, что позволяет нам экономить 3 часа в день .
Для дальнейшего повышения производительности мы хотели бы модернизировать инструмент, чтобы он мог адаптироваться к изменениям, как только банк внесет изменения в свои форматы. Мы знаем, что можем рассчитывать на поддержку команды NEOFI в этом проекте.
